檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，是在加強檔案原件保管質(zhì)量的同時(shí)，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段，不僅能有效地保護檔案原件，而且改善了檔案的利用方式。檔案資料的現代化、數字化已成為現代社會(huì )發(fā)展的必然趨勢和方向，檔案資料管理模式的數字化、現代化是時(shí)代的必然選擇。

為了規范數字化加工服務(wù)，國家檔案局和國家標準化管理委員會(huì )出臺了DA/T 31《紙質(zhì)檔案數字化規范》、DA/43《縮微膠片檔案數字化技術(shù)規范》、《檔案數字化外包安全管理規范》和GB/T20530-2006《文獻檔案資料數字化工作導則》等標準和規范對行業(yè)進(jìn)行支持和引導，要求進(jìn)行檔案數字化加工的企業(yè)應配備具有相應能力的工作人員、專(zhuān)用加工場(chǎng)地和設備設施，制定完善、科學(xué)和規范的管理制度，具有相應的數字化工作能力，確保數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等各環(huán)節保質(zhì)保量的有序進(jìn)行。

檔案數字化工作發(fā)展迅速，規模不斷擴大，規范日趨成熟，市場(chǎng)逐漸形成，數字化加工服務(wù)企業(yè)競爭日漸激烈。在適者生存的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)的品牌形象和軟實(shí)力為企業(yè)取得競爭勝利發(fā)揮了不可預估的作用。

1．代替原件使用，有效延長(cháng)原件的保存時(shí)間；

2．數字化副本分地保存。要長(cháng)期或永久保存的重要檔案，用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存；

3．恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過(guò)計算機掃描等處理技術(shù)恢復模糊褪變字跡；

4．提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率；

5．提高經(jīng)濟效益，數字化管理檔案使傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

1．企業(yè)需持有工商行政管理部門(mén)頒發(fā)的《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》等有效資質(zhì)文件；

2．申請方應按照國際有效標準（CTS CICC-S11-2021）的要求在組織內建立管理體系，并實(shí)施運行至少3個(gè)月以上；

3．至少完成一次內部審核，并進(jìn)行了有效的管理評審；

4．管理體系運行期間及建立體系前的一年內未受到主管部門(mén)行政處罰。